[CSI-OT] Tabela de Escalação de Funções - Reuniões Semanais

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[CSI-OT] Tabela de Escalação de Funções - Reuniões Semanais

Mensagem por Razengo em Sex 14 Ago 2015, 17:06

Créditos: Lukinhasgat, Flazzenga, ErickFantii & -CarolB
Atualização: -CarolB
Atualizado em: 16/02/2018
Detalhes da última atualização: Revisão geral e inclusão de novas funções.

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Tabela de Escalação - Preparativos e Reunião Semanal

A diretoria da CSI OPERAÇÃO TÁTICA divide seus trabalhos externos através de uma tabela de funções semanais, cujas funções são divididas em Pré-Reunião, Reunião, Pós-Reunião e  Fixas. A seguir, explicações sobre as mesmas e como devem ser realizadas.
OBS: A tabela é escalada pelos próprios diretores de forma bem antecipada, é responsabilidade de cada um pedir substituição em caso de imprevistos que impossibilitem a execução de quaisquer uma das funções. Para acesso às escalações, clique aqui e veja a planilha.
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» Soma dos Pontos dos Oficiais: a equipe de coordenadores é escalada, semanalmente, para somatizar e enviar os pontos, via e-mail, à diretoria, conforme orienta este tópico. O responsável por esta função de soma dos pontos vai juntar todos os e-mails enviados e obter uma lista final (top 15) dos mais pontuados.

Tipo: Pré-Reunião
Como fazer? Conforme descrito anteriormente, no fórum, há um tópico que dá orientações sobre organização das pontuações, cuja responsabilidade é da equipe de coordenadores. eles verificam, por páginas, os mais pontuados da semana e enviam à diretoria. A tolerância da entrega - por parte destes responsáveis, de acordo com a divisão das páginas - é até às 15h BR / 17h PT do sábado. O diretor responsável por esta função terá que acessar o e-mail da diretoria, juntar as listagens enviadas e realizar uma nova soma, para adquirir um top 15 final. Além disso, também deve abrir a pré-ata (caso não esteja aberta) no google drive e colocar lá os nomes, após a soma, cada um no seu respectivo cargo; também deve marcar na tabela que divide a equipe na contagem de pontos quem entregou ou não, e quem foi substituído.
OBS: Os e-mails que chegam à diretoria, com as partes dos pontos somados pelos coordenadores, deverão ser respondidos informando, em curto feedback, se o envio está ok ou se houveram problemas (se sim, apresentar quais foram), também devem ser movidos para devida pasta. (Relatórios_Pontos)
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» Análise dos RES e RSC: Serve para avaliar quantitativamente a produção da equipe de coordenadores, auxiliando na decisão dos destaques.

Tipo: Pré-Reunião
Como fazer? A análise é feita a partir dos treinos, efeitos e atividades registradas pelos coordenadores com prints e oficiais presentes; há uma planilha padrão de preenchimento, google drive da empresa, que pode ser acessada ao entrar neste link. Deve-se baixar uma cópia dela e editá-la posteriormente, preenchendo-a de acordo com a quantidade de realizações do coordenador; então o desempenho é classificado em ruim (vermelho), regular/bom (amarelo) ou excelente (verde), além dos que não entregaram (deve ficar em branco). Após isso, basta fazer o upload da planilha alterada na pasta correta do google drive da empresa, gerar um link rápido de acesso e colocá-lo como atalho na pré-ata, repassando posteriormente no chat da diretoria para que os membros desta façam a análise.
O executor da função monta uma própria enquete via whats onde todos poderão ver a % do RES de cada um e OPINAR com a % do RSC.
OBS: É obrigatório a participação de todos, não sendo mais necessário 'só presentes na semana' votar.
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» Junção das indicações de Promoções: União de todas as indicações de promoções, feitas pelos coordenadores, com a transcrição dos nomes para uma lista única (pré-ata).

Tipo: Pré-Reunião
Como fazer? Quatro coordenadores, escolhidos semanalmente através dos chats, ficam responsáveis pelas indicações de promoções (RS1, RS2, RS3, RS4). Eles devem colocar os nomes dos oficiais que possuem todos os requisitos necessários para a promoção da semana vigente, na planilha que consta no tópico explicativo, até as 14h BR/16h PT. Estes nomes deverão ser inclusos em seus respectivos lugares na pré-ata (parte de promoções, de acordo com o cargo do oficial) pelo Diretor responsável por essa função.
OBS: É necessário um levantamento da informação correta - de preferência usando a tabela de contagem de dias e o Fichário de Promoções para que não tenhamos erros no número de dias de um Oficial.
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» MLS, MIS, MOS e MFS - Contagem das postagens e Fiscalização das postagens: Essas funções definirão os indicados para a premiação do MLS (Melhor Lotador Semanal), MIS (Melhor Instrutor Semanal), MOS (Melhor Ouvidor Semanal) e MFS (Melhor Fiscalizador Semanal).

Tipo: Pré-Reunião
Como fazer? MLS: Para realizar essa função será necessário abrir o tópico do MLS (na aba de IN1) e realizar a contagem com seus respectivos realizadores para realizar um ranking de todos os participantes. Após a contagem, deverão ser selecionados os 3 primeiros e postos na pré-ata para que seja definido os premiados. Em caso de empates no terceiro lugar é necessário incluir ambos para seja aberto uma votação para quem ocupará a vaga. MIS: A etapa 1 do MIS é feita antes da reunião e visa conferir o tópico semanal do relatório de fiscalizações que consta na parte de fiscalizações, buscando unir as postagens dos Oficiais Superiores, para decidir quais serão indicados para ganhar o prêmio. Estes devem ter seus nomes inclusos na pré-ata.
MOS: O responsável deverá realizar a contagem da quantidade de Pesquisas de Satisfação feita pelos Ouvidores, que devem ser postadas na parte de Ouvidores. Após isso, uma espécie de TOP 3 deve ser criada, assim como nas premiações anteriores, e, posteriormente, os nomes devem ser colocados na pré-ATA. MFS: Esta premiação é voltada aos oficiais que possuam o CAM de Fiscalizadores de Promoções (FP). Os mesmos devem postar as fiscalizações feitas por eles na parte de fiscalizações, (assim como no MIS). O responsável, da mesma maneira que nas anteriores, deve fazer uma contagem de todas as fiscalizações presentes no tópico e anotar os três oficiais que mais realizaram na semana vigente. Nicks devem ser colocados na pré-ata.
Os diretores devem verificar as postagens e todos os prints e caso haja qualquer erro ou algo fora do padrão, deverá procurar o(s) responsável(eis) para as devidas orientações.

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» Renovação e Exclusão de tópicos: Necessária para que não sejam acumulados tópicos que são tratados semanalmente.

Tipo: Pré-Reunião
Como fazer? Exclusão: abrir o painel, entrar na aba "Tópicos restritos" -> "Editar/Postar tópicos". E após isso, excluir o tópico clicando no botão da lixeira. Por exemplo:



Renovação: primeiramente o antigo tópico no fórum deve ser aberto (o mesmo que será renovado). Após isso, abrir o painel, entrar na aba "Tópicos restritos" -> "Editar/Postar tópicos" e clicar neste ícone. Depois, colar o tópico por completo. O título deverá ser de acordo com o antigo, apenas a data será modificada.
Exemplo, caso o título do tópico for " [CSI-OT] Pontuação - 08/02 a 14/02 ", apenas alterar a data para a semana em questão.
* O tópico referente ao RES, MES, MIS, MFS e MOS e pontuações NÃO devem ser excluídos pelo executor dessa função.

Tópicos a serem renovados:

» Pontos dos Oficiais no Geral (Fórum - Instrutores Nível 1);

» Pontos dos Oficiais Superiores (Fórum - Coordenação - Relatórios e Roteiros de Treinos);

» Liberação dos Oficiais (Fórum - Instrutores Nível 4);

» Relatório de Execuções Semanal (RES) e RSC (Fórum - Coordenação - Relatórios e Roteiros de Treinos);

» Projeto “MES” (Fórum - Instrutores Nível 1);

» Projeto “MIS” - Fiscalização (Fórum - Fiscalizadores de Promoção - Relatórios de Fiscalizações);

» Projeto “MOS” - Melhor Ouvidor Semanal (Fórum - Ouvidoria);

» Projeto “MFS” - Melhor Fiscalizador Semanal (Fórum - Relatórios de Fiscalizações);

» Relatório de Indicações Diárias - RID (Fórum - Coordenação - Relatórios).

OBS: O executor da função tem que realizar a abertura de todos os tópicos ainda no sábado, data da reunião da semana vigente.

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» Contagem do RID: Necessária para saber a quantidade de indicações os oficiais obtiveram na semana em questão.

Tipo: Pré-Reunião
Como fazer? A Contagem dos RID's deverá ser feita pelo aplicativo de contagem de pontos. O tópico a ser aberto para efetuar a contagem se encontrará em "[CSI-OT] Coordenação - Relatórios". Os pontos serão contatos por categorias separadamente. Por exemplo: copiar todos os nomes que foram citados em "Destaques - Cadetes/Auditores a Sargentos/Comissários" e colar no bloco de notas do aplicativo de pontos. Após copiar/colar todos os nomes dessa categoria, é necessário somar +1 ponto no aplicativo, sendo o resultado final no aplicativo = X indicações. Após feitas todas as categorias, incluir na ATA do dia em questão com o CARGO+NOME. O número de corte para inclusões na ATA é de +3 indicações.

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» Assuntos para reunião: Recolher assuntos para a reunião do dia em questão.

Tipo: Pré-Reunião
Como fazer? O responsável desta função estará designado à recolher todos os assuntos para a Reunião Semanal do Sábado, antes das 16h. O responsável deverá questionar tanto no jogo, quanto nos chats da Coordenação e Direção se há assuntos que ocorreram na semana, ou assuntos futuros que podem ser tratados na parte 1 da reunião. Após recolher todos oa erão ser incluídos na ATA antes do início da reunião.

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» Reunião - Parte 1 (P1) - Introdução: É o início da reunião semanal para decisão dos destaques, visando um breve bate-papo com os oficiais começando por tenente/corregedor acerca dos acontecimentos da semana e também passar avisos importantes sobre a empresa. A primeira parte da reunião é sempre realizada pela Presidência (quando não houver ninguém disponível, um Diretor poderá executá-la).

Tipo: Reunião
Como fazer? Seguir as orientações do tópico "Roteiro - Reunião Semanal da CSI OPERAÇÃO TÁTICA".
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» Reunião - Parte 2 (P2) - Decisão dos TOP’s semanais: Momento de decidir os destaques da semana, de acordo com os nomes que constam na pré-ata. São divididos em três categorias, sendo: Indicados | Pontuados | Indicados + Pontuados. Devem ser verificados os requisitos, escolha de uma quantidade x de nomes de cada uma das listas e montagem das colocações, de 1° a 5° em Cadete/Auditor a Sargento/Comissário e OS’s e 1° a 10°, em Tenentes/Corregedores a Comandantes/Desembargadores.

Tipo: Reunião
Como fazer? Seguir as orientações do tópico "Roteiro - Reunião Semanal da CSI OPERAÇÃO TÁTICA".
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» Reunião - Parte 3 (P3) - Promoções, Premiações Extras, Escalações e CAM's: Parte da reunião onde são decididas as promoções, além dos vencedores das Premiações Extras e os Oficiais Superiores/Coordenadores que ficarão responsáveis pela fiscalização do projeto “Melhor Instrutor Semanal” e os Coordenadores responsáveis pela fiscalização dos tópicos <CA4> e <IN4> da semana recorrente. Também ocorrerá a avaliação dos novos merecedores do Cargo Auxiliar por Merecimento (CAM).

Tipo: Reunião
Como fazer? Seguir as orientações do tópico "Roteiro - Reunião Semanal da CSI OPERAÇÃO TÁTICA".
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» Anúncio Semanal: Anunciar, em sede, tudo o que foi decidido na reunião semanal vigente. Após realizar o anúncio, o Diretor responsável deve postar a ATA no tópico "[CSI-OT] ATAs da Reunião Semanal" (que pode ser encontrada em "Tópicos Gerais").

Tipo: Pós-Reunião
Como fazer? Seguir as orientações do tópico "Roteiro - Reunião Semanal da CSI OPERAÇÃO TÁTICA".
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» Anúncio via twitter:

Tipo: Pós-Reunião
Como fazer? Necessário realizá-lo em conjunto com o anúncio semanal, tirando print screen de todas as falas do executor da função “Anúncio Semanal” e postando, assim que ditas, no twitter da CSI OPERAÇÃO TÁTICA, de forma que os seguidores possam acompanhar o que está sendo anunciado sem estar no quarto.
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» Exclusão de ALPHA’s: Necessária para que não fiquem oficiais que deixaram de entrar no TOP semanal.
Tipo: Pós-Reunião
Como fazer? Deverão ser analisados nas ATAs os nomes de todos os oficiais membros do emblema ALPHA. Os que não tiverem sido TOP 05/10 há mais de 2 semanas, deverão ser removidos.
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» Ranks especiais: Consiste em adicionar o respectivo rank especial dos vencedores do MIS/MLS/MOS/MFS e Funcionário do Mês/Oficial Exemplo caso houver.

Tipo: Pós-Reunião
Como fazer? O Diretor(a) responsável por tal função, deve ir no PAINEL > Administração > Lista de Medalhas e copiar o código da medalha. Depois disso, deverá ir novamente no Painel > Administração > Gerenciar medalhas > Procurar o nome do usuário e incluir o código > Salvar.
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» Backup dos RES e RSC: O backup deve ser realizado para termos controle dos relatórios enviados pela equipe de coordenadores, de forma que possamos utilizar como registro do trabalho (ou falta dele) por parte dos oficiais e assim premiar ou punir os merecedores.

Tipo: Fixa
Como fazer? O backup deve ser feito num novo documento do google drive, dentro da pasta de backup de RES já existente e dentro do mês vigente (clique aqui e abra o documento no lugar certo); é necessário copiar o conteúdo TODO e colar no novo documento aberto, basta fazer isso com todos os relatórios registrados no fórum. Lembre-se de apagar o tópico após o backup.
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» Resoluções de O’s: Consiste em responder as postagens dos O's e repassar à coordenação quando houver necessidade.

Tipo: Fixa
Como fazer? A aba de ouvidores possui o controle de tópicos mensais, então é necessário abrir o tópico de Ouvidores e ler com muita atenção as mensagens enviadas. Depois disso, edite a postagem do Ouvidor e a responda, utilizando o método do "quote" de acordo com a Reclamação/Sugestão/Dúvida (não se esquecendo de colocar seu nome no final da mensagem, para uma maior identificação); é necessário repassar a reclamação para conhecimento dos diretores/coordenadores, nos casos de sugestões e dúvidas somente para a equipe de diretores.
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» Análise e Atualização das Fiscalizações Semanais: A conferência das postagens das fiscalizações semanais por parte dos fiscais (Oficiais Superiores e Coordenadores previamente escalados).

Tipo: Fixa
Como fazer? É necessário acessar o tópico do mês vigente de fiscalizações e conferir quem postou/não postou, com base na escalação feita nesta tabela, também a atualizando com cores de acordo com o que foi feito ou não. Além disso, como é explicado no fórum, também é necessário incluir os erros na tabela de conversas semanais, presente nesta planilha.
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» Lucros Semanais: A contabilização dos lucros é feita para um controle da austeridade financeira da CSI OPERAÇÃO TÁTICA, de forma que fique registrado quanto se entra na empresa via venda de cargos e também pelos departamentos.

Tipo: Fixa
Como fazer? O primeiro passo é abriresta planilha (a atual planilha de venda de cargos da empresa), para que se verifique quais vendas foram efetuadas na semana vigente. A soma da quantidade arrecadada na semana é obrigatória, além de incluir uma nova linha para a semana recorrente.
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» MIS/MLS/MOS/MFS/Análise PS's - Fiscalização das postagens: Função que define a forma de fiscalizar os relatórios enviados pelos oficiais no tópico de cada premiação extra.

Tipo: Fixa
Como fazer? O responsável de cada premiação/análise deverá efetuar uma fiscalização da premiação em uma certa semana, conferindo se foram efetuadas corretamente de acordo com as regras apresentadas pela empresa. Após efetuar a fiscalização, é necessário efetuar uma postagem no tópico "[CSI-OT] Registro de Avisos Importantes" e um feedback no chat da Direção.
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